Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o archiwach

Nowy budynek Archiwum Państwowego w Radomiu. fot. Nowy Styl

Usprawnienie przechodzenia do elektronicznego zarządzania dokumentacją w postaci cyfrowej, w tym elektronicznego załatwiania spraw oraz zapewnienie sprawnego postępowania z dokumentacją  tradycyjną. Taki jest główny cel projektu nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Rada Ministrów przyjęła dokument na posiedzeniu 1 lipca br.

Projekt wprowadza zmiany dotyczące funkcjonowania archiwów państwowych oraz archiwów niebędących archiwami państwowymi. Celem jest m.in. ułatwienie gromadzenia, zarządzania i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej (w tym elektronicznego załatwiania spraw) oraz uproszczenie zasad postępowania z dokumentacją w przypadku współistnienia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją i systemu zarządzania dokumentacją na nośnikach tradycyjnych (szczególnie papierowych). Ponadto ustawa umożliwi wykonywanie czynności kontrolnych w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym ich przeprowadzanie niezależnie od właściwości miejscowej archiwum państwowego. Uprości też zasady gromadzenia i zarządzania dokumentacją powstającą w związku z wykonywaniem zadań z zakresu obronności i bezpieczeństwa państwa, co ułatwi ujednolicenie postępowania z dokumentacją bez względu na to, czego ona dotyczy. Ponadto uporządkuje przepisy dotyczące statusu pracowników archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Gromadzenie i zarządzanie dokumentacją przez organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne oraz organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne, a następnie jej przekazywanie do archiwów w coraz większym stopniu dotyczy dokumentów elektronicznych. Wydane na podstawie obecnie obowiązującej „ustawy archiwalnej” z 14 lipca 1983 r., akty wykonawcze regulują odrębnie postępowanie z dokumentacją w postaci papierowej i z dokumentacją w postaci elektronicznej. W wyniku dokonanej w 2010 r. nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne pojawiły się akty prawne, które zawierają nowe regulacje dotyczące sposobu korzystania z elektronicznego postępowania z aktami spraw.

Uwzględniając powyższe regulacje, pilnym zadaniem stało się zharmonizowanie przepisów regulujących postępowanie z dokumentacją w postaci papierowej z przepisami dotyczącymi dokumentacji elektronicznej. Dokumentacja papierowa i elektroniczna będzie bowiem występować równolegle w ramach prowadzonych spraw. Zmiana przepisów w zakresie postępowania z dokumentacją w postaci tradycyjnej (tj. nieelektronicznej) usprawni przechodzenie podmiotów do elektronicznego zarządzania dokumentacją w postaci cyfrowej, w tym elektronicznego załatwiania spraw, a równocześnie zapewni sprawne postępowanie z dokumentacją wpływającą nadal w postaci papierowej.

Zmienione przepisy mają wejść w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

W Polsce działają 34 archiwa państwowe, których nadrzędnym celem jest przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentów o walorze historycznym. W ub. roku otwarto nowy budynek Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim - pierwszy od ponad pół wieku obiekt w Polsce zaprojektowany w celu ochrony obiektów dziedzictwa dokumentacyjnego. Budowa kosztowała 12 mln zł; środki te w całości przekazało MKiDN. Do użytku oddano także siedziby archiwów w Radomiu i Zielonej Górze.  Ponadto, prace remontowe prowadzone są w Gdańsku, Lublinie, Warszawie i Katowicach.  W planach resortu kultury – oprócz Archiwum Narodowego w Krakowie- są inwestycje związane z budową Archiwum Państwowego w Rzeszowie, Archiwum Państwowego w Białymstoku oraz oddziału w Bielsku- Białej Archiwum Państwowego w Katowicach.