ZAPYTANIE OFERTOWE

na realizację zakupu o wartości szacunkowej poniżej równowartości 30 000 euro

Działając na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 z późn. zm.) Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zwraca się z zapytaniem ofertowym na realizację zakupu w następującym przedmiocie:

Opis przedmiotu zakupu:

Przedmiotem zakupu jest usługa w zakresie przygotowania i przeprowadzenia szkolenia zamkniętego z zakresu nowego prawa zamówień publicznych.

W szkoleniach uczestniczyć będą wskazani przez Zamawiającego pracownicy.

 

Temat szkolenia	Metody szkolenia	Maksymalna liczba osób	Mini-malna liczba grup	Maksymalna liczba grup	Maksymalna liczebność 1 grupy	Liczba dni szkoleniowych w ramach 1 sesji szkoleniowej
Nowe prawo zamówień publicznych	Charakter wykładowy z elementami dyskusji i case study	150	8	10	20	2

Szczegółowy program szkolenia przedstawiony przez Wykonawcę będzie podlegał akceptacji Zamawiającego po podpisaniu umowy.

Szkolenie „Nowe prawo zamówień publicznych” powinno obejmować co najmniej następujące zagadnienia:

1. Główne założenia i cele nowej ustawy wchodzącej w życie 1 stycznia 2021 r.
2. Kluczowe pojęcia.
3. Zakres przedmiotowy i podmiotowy ustawy.
4. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania wg nowych przepisów – w szczególności zamówienia bagatelne.
5. Najważniejsze zmiany dla zamawiającego – nowe obowiązki.

Szkolenie ma mieć charakter wprowadzający praktyczny i instruktażowy szczególnie w zakresie zamówień bagatelnych.

Niektóre szkolenia będą realizowane z uwzględnieniem wytycznych wydatkowania środków POIiŚ
(w szczególności może być konieczność zastosowania logo oraz informowania uczestników o współfinansowaniu).

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany formy szkolenia ze stacjonarnej na on line na 5 dni roboczych przed terminem danej sesji szkoleniowej. W przypadku odgórnego nakazu władz państwowych dot. ograniczenia możliwości poruszania się, może to nastąpić w terminie poniżej 5 dni roboczych.

Informacje dotyczące organizacji zajęć w ramach szkolenia:

• Każda sesja będzie realizowana w wymiarze 16 godzin szkoleniowych tj. 8 godzin szkoleniowych zajęć na każdy dzień szkoleniowy (1 godzina szkoleniowa = 45 minut).
• Sesje szkoleniowe zostaną zrealizowane od września do listopada 2020 r. w uzgodnionych
  z Zamawiającym terminach, w trakcie dni roboczych (tj. z wyłączeniem świąt, sobót i niedziel)
  w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający zapewni wyposażoną, dostosowaną do wielkości grupy salę i sprzęt do przeprowadzenia szkolenia (rzutnik, flipchart).
• Zostanie zrealizowanych nie mniej niż 8 i nie więcej niż 10 sesji szkoleniowych.

Przedmiot zamówienia obejmie:

1. Przeprowadzenie szkoleń zgodnie z uzgodnionym programem i warunkami zapytania ofertowego.
2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację szkoleń, którą Wykonawca zobowiązany jest  wskazać w Formularzu ofertowym.
3. Zaangażowanie co najmniej dwóch wykładowców/trenerów – wszyscy trenerzy prowadzący szkolenia muszą być wskazani na etapie składania oferty i spełniać założone warunki (1 sesję prowadzi 1 trener).
4. Przygotowanie harmonogramów i programów szkolenia (podlegających akceptacji Zamawiającego); Wykonawca w ramach przedmiotu umowy zobowiązany jest w terminie 3 dni roboczych od podpisania umowy przedstawić do akceptacji Zamawiającego:

1. propozycje terminów poszczególnych sesji szkoleniowych,
2. propozycje harmonogramu oraz szczegółowego programu szkolenia.

Zamawiający zatwierdzi lub zwróci z uwagami propozycje, o których mowa powyżej, w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania.

5)     Przygotowanie i dostarczenie uczestnikom materiałów szkoleniowych w formie papierowej obejmujących:

1. program szkolenia,
2. prezentacje wykorzystywane podczas szkolenia (druk dwustronny w formie umożliwiającej sporządzanie notatek),
3. materiały źródłowe i /lub case studies,
4. notatnik (nie mniej niż 20 kartek) oraz długopis,
5. segregator lub teczkę w twardej oprawie na materiały szkoleniowe.

W przypadku szkolenia on line Wykonawca przekaże materiały szkoleniowe (a-c) wyłącznie w formie elektronicznej.

6. Dostarczenie Zamawiającemu elektronicznej wersji materiałów do dokumentacji szkoleniowej.
7. Powielenie w liczbie odpowiadającej ilości uczestników ankiety ewaluacyjnej i jej przeprowadzenie wśród uczestników (w przypadku szkoleń on line w formie elektronicznej).
8. Dostarczenie Zamawiającemu potwierdzenia obecności na Szkoleniu podpisanego przez każdego
   z uczestników, na podstawie listy osób zgłoszonych przez Zamawiającego; w przypadku szkolenia on line zapewnienie konieczności logowania się imieniem i nazwiskiem i na tej podstawie sporządzenie listy osób uczestniczących w szkoleniu.
9. Przygotowanie i wydanie papierowych imiennych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia dla wszystkich uczestników szkolenia.
10. W przypadku prowadzenia szkolenia on line zapewnienie możliwości dwustronnej komunikacji między prowadzącym a uczestnikami oraz zapewnienie wsparcia technicznego.
11. W terminie 10 dni roboczych od daty zakończenia ostatniej sesji szkoleniowej sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu raportu końcowego składającego się co najmniej z analizy Arkuszy Indywidualnej Oceny Szkolenia (wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego) zawierającej oceny uczestników, wnioski
    i rekomendacje dla Zamawiającego oraz kopie zaświadczeń, oryginały list obecności i ankiet ewaluacyjnych oraz elektroniczną wersję materiałów szkoleniowych do dokumentacji szkoleniowej.
12. W przypadku uzasadnionej konieczności zmiany terminu szkolenia Wykonawca powiadomi Zamawiającego o tym fakcie niezwłocznie po zaistnieniu konieczności zmiany oraz przedstawi propozycję nowego terminu. Zamawiający zatwierdzi lub zwróci z uwagami propozycje, o których mowa w terminie 3 dni roboczych.
13. Materiały szkoleniowe oraz zaświadczenia dla pracowników zaangażowanych w realizację zadań w ramach POIiŚ zostaną oznaczone logami.

Koszty:

1. W ofercie należy zawrzeć koszt:
   1. netto = brutto za realizację całego przedmiotu zamówienia,
   2. netto = brutto za realizację 1 sesji szkoleniowej.
2. Szkolenie jest finansowane w 100% ze środków publicznych i stanowi usługę kształcenia zawodowego dla pracowników Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w rozumieniu art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 t. j. z późn. zm.).
3. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie liczby faktycznie przeprowadzonych sesji szkoleniowych. Zostanie przeprowadzonych nie więcej niż 10 i nie mniej niż 8 sesji szkoleniowych.
4. Zamawiający nie pokrywa kosztów związanych z usługami logistycznymi (w tym transport i nocleg) oraz gastronomicznymi dla trenera.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Warunki udziału:

O udział w postępowaniu mogą ubiegać się podmioty, które spełniają następujące warunki:

1. posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia przedstawionego w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.

2. w okresie od 01.01.2018 r. do dnia poprzedzającego termin na złożenie ofert wykonały co najmniej trzy usługi polegające na zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkoleń w formule zamkniętej dla minimum 120 uczestników każda;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

3. posiadają odpowiadający potrzebom Zamawiającego wstępny szczegółowy program szkolenia, wykraczający poziomem szczegółowości poza minimum wskazane przez Zamawiającego;

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1 i nr 2 do zapytania ofertowego.

4. dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie tj. wyznaczą co najmniej 2 trenerów dedykowanych do prowadzenia szkolenia, spełniających (każdy) łącznie następujące warunki:

• posiadanie co najmniej 5-letniego doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia szkoleń,
• w okresie od 01.01.2018 r. do dnia poprzedzającego dzień, w którym upływa termin na składanie ofert przeprowadził co najmniej 10 szkoleń z zakresu prawa zamówień publicznych.

W przypadku wskazania więcej niż 2 trenerów, każdy następny musi także spełniać łącznie powyższe warunki (należy odpowiednio uzupełnić formularz ofertowy).

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załącznikach nr 1  i nr 2 do zapytania ofertowego.

5. W celu przestrzegania Zaleceń Rady Ministrów w sprawie uwzględniania przez administrację rządową aspektów społecznych w zamówieniach publicznych MKiDN informuje, że warunkiem jest zatrudnienie przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę co najmniej jednej osoby wykonującej czynności związane z usługą.

Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie informacji przedstawionych w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.

Warunkiem jest także złożenie oferty w terminie. Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

Przedmiotem oceny oferty będą następujące kryteria:

• informacje zawarte w oświadczeniu Wykonawcy dotyczącym doświadczenia w prowadzeniu działalności szkoleniowej oraz spełnianiu kryteriów określonych w § 8 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 czerwca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej – należy przedstawić według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zapytania

• doświadczenie trenerów wraz z informacjami na temat kwalifikacji niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia – należy przedstawić według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zapytania;

• wstępny szczegółowy program szkolenia;
• proponowane warunki techniczne po stronie uczestników do udziału w ewentualnym szkoleniu on line;
• łączna cena za przeprowadzenie projektu szkoleniowego (szkolenie będzie w 100% finansowane ze środków publicznych i stanowi element kształcenia zawodowego pracowników wobec czego zwolnione będzie z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29, lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 t. j. z późn. zm.).

Informacje dodatkowe:

1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Ministerstwo zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
2. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
3. Ministerstwo zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w urzędzie. Wzór umowy jest załącznikiem do zapytania ofertowego.
4. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
6. Ministerstwo informuje, że nie uiszcza zaliczek na poczet organizowanego szkolenia. Płatność jest dokonywana po zrealizowaniu usługi na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą.
7. Ministerstwo zastrzega, że informacja dotycząca ceny, nazwy firmy oraz adresu Wykonawcy stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
8. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
9. Osoby upoważnione do udzielania informacji organizacyjnych: pani Danuta Pietrzak – główny specjalista w Wydziale Rozwoju Kadr, tel. (22) 42 10 369 lub pani Monika Just Naczelnik Wydziału Rozwoju Kadr, tel. (22) 42 10 286.
10. Oferty prosimy przesyłać drogą elektroniczną na adres: dpietrzak@mkidn(dot)gov.pl oraz mjust@mkidn(dot)gov(dot)pl do dnia 14 września 2020 r. do godz. 10:00 (oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę).

 

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa;

• kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego: abi@mkidn(dot)gov(dot)pl;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. E RODO w celu związanym z niniejszym zapytaniem ofertowym
• okres przetwarzania danych jest zgodny z kategorią archiwalną dokumentacji postępowania;
• podanie przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest dobrowolne, ale ich brak uniemożliwi udział w niniejszym zapytaniu ofertowym
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
• ^** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku zapytania ofertowego ani zmianą umowy
• ^*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Jednocześnie Zamawiający informuje, że jeśli w szkoleniu wezmą udział pracownicy zaangażowani we wdrażanie POIiŚ 2014-2020, Administratorem danych może stać się Minister Funduszy i Polityki Regionalnej: https://www.pois.gov.pl/strony/o-programie/zasady-przetwarzania-danych-osobowych-w-programie-infrastruktura-i-srodowisko-2014-2020/.

Ponadto Zamawiający informuje, że na Wykonawcy spoczywa obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 lub 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu udziału w zapytaniu ofertowym.

Wykonawca poprzez fakt złożenia oferty oświadcza, że dane osobowe, zawarte w ofercie są przetwarzane zgodnie z art.5 i 6 RODO, a ich udostępnienie MKiDN następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych.

---

• Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
• Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
• Wzrór umowy

powrót